Referencyjny Model Procesów Biznesowych Dynamics AX 2012

Wstęp – Referencyjny Model Procesów Biznesowych Dynamics AX 2012

Aby prawidłowo przeprowadzić wdrożenie systemu klasy ERP w pierwszej kolejności zespół projektowy musi poznać klienta oraz jego biznes. Jest to bardzo istotny punkt projektu, od niego zależy czy prawidłowo zostaną zdefiniowane oraz zrozumiane cele projektu. W fazie analizy powstaje szkielet / kręgosłup projektu (tzw. Product BackLog). W kolejnych fazach projektu pozwala on sterować wdrożeniem. Dla PM / SM jest to trudny moment, ze względu na brak punktów odniesienia, tj. wyniki pracy są trudno mierzalne. Przedstawiane klientowi kolejne efekty analizy, wydają się daleko niezadowalające. Ponadto klienci bardzo często ulegają pokusie „papier wszystko przyjmie”. Bez opamiętania brną w szczegóły ich wymarzonego / idealnego systemu który oczywiście nie istnieje. Przedstawiony niżej Referencyjny Model Procesów Biznesowych Dynamics AX 2012 jest jednym z pomysłów na rozpoczęcie fazy analizy.

Narzędzia – Referencyjny Model Procesów Biznesowych Dynamics AX 2012

Strategicznym celem etapu analizy jest stworzenie modelu funkcjonowania przedsiębiorstwa. Szczegóły przeprowadzenia tej fazy opisano w ramach artykułu … . W skrócie, składa się on z 3 etapów:

  • analizy strategicznej (np. dla branży produkcyjnej analiza łańcucha kreowania wartości, usługowej analiza warsztatu etc.);
  • analizy biznesowej (tj. mapa oraz przebieg procesów biznesowych);
  • analizy funkcjonalnej / technicznej (opis funkcjonowania konkretnej funkcjonalności).

Referencyjny Model Procesów Biznesowych Dynamics AX 2012

Poniżej opisano każdą z faz:

Pierwsza Faza jest ogólnym opisem kolejności działań prowadzących do wytworzenia marży przedsiębiorstwa.

Druga Faza polega na odwzorowaniu czynności prowadzących do powstania wartości dodanej. Model zbudowany z wykorzystaniem notacji BPMN, zawiera również kolejność zachodzenia zdarzeń oraz role / stanowiska odpowiedzialne za jej wykonanie. Skrócony opis notacji BPMN został przedstawiony w artykule Modelowanie Procesów Biznesowych.

Trzecia Faza sprowadza się do odwzorowania funkcjonowania procesów biznesowych w systemie Dynamics AX 2012.

Referencyjny model procesów biznesowych Dynamics AX 2012 wspiera klientów oraz konsultantów w pracach nad fazą I i II. Konsultantom dostarcza materiału wstępnego, dzięki czemu nie zaczynają analizy od pustej kartki. Klientowi pozwala z wizualizować sobie produkt końcowy analizy. Co przesuwa ewentualne pytania lub zmiany w zakresie analizy oraz poziomu jej szczegółowości na początek projektu.

Referencyjny Model Procesów Biznesowych AX 2012 dostępny jest w wielu narzędziach. Microsoft dostarcza własne rozwiązanie wbudowane w serwis LCS (więcej informacji można znaleźć na stronie: …). Niestety model ten nie został dostosowany do Polskich warunków. Opisy w nim zawarte są w języku angielskim ponadto nie uwzględniają naszej rodzimej specyfiki. Stąd dalsza praca nad własnym modelem, który będzie lepiej dopasowany do potrzeb klienta polskiego.

Referencyjny Model Procesów Biznesowych Dynamics AX 2012 zbudowano na 3 platformy:

  1. LifeCycle Services – LCS – udostępniany przez Microsoft;
  2. Confluence – WIKI;
  3. BizAgi;

LCS – Referencyjny Model Procesów Biznesowych Dynamics AX 2012

LCS Wstęp

LifeCycle Services (LCS) jest narzędziem dostarczonym przez Microsoft wraz z systemem Dynamics AX 2012. Jest to platforma WWW dedykowana do zarządzania projektami wdrożeniowymi systemu Dynamics AX. LCS opiera się w całości o metodykę zarządzania projektami Sure Step. Więcej informacji na temat samej platformy znajdziecie na stronie: https://lcs.dynamics.com/Logon/Index . Niestety aby się zalogować i w pełni korzystać z serwisu należy zostać partnerem / klientem Dynamics AX.

Pierwszy kontakt z platformą jest bardzo pozytywny. Sam wygląd oraz ergonomię interfejsu użytkownika oceniam jako bardzo dobrą. Razi być może mnogość ikon z funkcjonalnościami, aby się do nich dostać używamy irytującego poziomego paska przewijania. Generalnie pierwszy kontakt z platformą rodzi raczej pozytywne skojarzenia + efekt WOW wywołany dużą ilością informacji jakie można na niej znaleźć.

Jedną z ciekawszych funkcjonalności jest integracja LCSa z samym systemem Dynamics AX 2012. Odbywa się ona z wykorzystaniem narzędzia Rejestrator Zadań systemu Dynamics AX 2012 (więcej o samym narzędziu przeczytacie w artykule …). Sposób integracji obu narzędzi może nie jest zbyt wyszukany aczkolwiek wystarczający i opiera się na wymianie plików.

Referencyjny model procesów biznesowych Dynamics AX 2012 w systemie LCS

Referencyjny model procesów biznesowych Dynamics AX 2012 w systemie LCS składa się z nagrań czynności wykonanych w systemie. Następnie nagrania połączono w procesy biznesowe. Tak utworzone zbiory procesów przyporządkowano składowym elementom Łańcucha Kreowania Wartości. Ostatecznie powstały zbiór jest naszym modelem referencyjnym.

Technicznie budowa i dostosowanie modelu sprowadza się do zaimportowania pliku z Rejestratora Zadań. Platforma automatycznie wygeneruje strony dla każdego z procesów biznesowych. Zawartość strony ogranicza się do 3 elementów generowanych dynamicznie. Pierwszym jest prosty diagram, wykonany według notacji przypominającej nieco BPMN, ale nim nie będący. Opis funkcjonalny przebiegu kroku, niestety generowany tylko w języku angielskim. Ostatnim miłym akcentem jest załączenie filmu z przebiegu kroku procesu. Obok wyżej wymienionych elementów zamieszono jeszcze wątpliwej jakości oraz przydatności informacje techniczne, osobiście odbieram je jako miły dla oka dodatek.

Sama platforma posiada jeden minus który powoduje że w moich projektach traktuję ją raczej jako gadżet niż właściwe miejsce pracy. Jest nim brak możliwości konfiguracji tj. dostosowania jej do potrzeb projektowych. W trakcie budowy przyjęto wygodne dla twórców platformy założenie, kurczowego trzymania się metodyki Sure Step. Kompletnie zignorowano fakt potrzeby każdorazowego wdrożenia metodyki do projektu. Za wdrożeniem metodyki postępuje zmiana logiki działania projektu a w konsekwencji zmiany w systemach wspierających prace projektowe. Wszystkiego tego w LCS zabrakło, brak możliwości tworzenia własnych tagów, raportowania z dowolnie wybranych miejsc w systemie, czy choćby dodania wyceny oraz statusów postępu prac etc. Wszystko to powoduje brak wielowymiarowości wiedzy wprowadzonej do systemu LCS, co powinno być jego głównym benefitem płynącym z jej wykorzystania.

Confluence – Referencyjny Model Procesów Biznesowych Dynamics AX 2012

Referencyjny model procesów biznesowych Dynamics AX 2012 – Confluence jest narzędziem dostarczonym przez Smart Innovations w początkowej fazie projektu. Zbudowano go z wykorzystaniem narzędzia WIKI Confluence. Jest to zestaw dynamicznie generowanych stron internetowych uszeregowanych w drzewo wiedzy o procesach biznesowych przedsiębiorstwa. Punktem centralnym drzewa jest Łańcuch Kreowania Wartości przedsiębiorstwa. Dla każdego z elementów wchodzących w skład łańcucha utworzono mapę procesów biznesowych. Każdy z procesów biznesowych został zdekomponowany na poszczególne kroki. Ostatnim elementem modelu są funkcjonalności realizujące dany krok procesu a w konsekwencji cały proces biznesowy.

Tak opracowany model biznesowy stanowi Product BackLog (opis Łańcucha Kreowania Wartości, mapa Procesów Biznesowych wraz z dekompozycją na kroki). Rozpisany Product BackLog na poszczególne funkcjonalności policzalne i możliwe do zaimplementowania w systemie przyjmują postać Sprint BackLogu. Łatwo zatem o wniosek że zbudowany w oparciu o Referencyjny Model Procesów Biznesowych Dynamics AX 2012 model przedsiębiorstwa funkcjonuje przez cały cykl życia wdrożenia.

Minusy

Największym minusem zastosowania narzędzia Confluence jest brak automatu który generowałby poszczególne strony na podstawie treści nagranej, jak ma to miejsce w przypadku LCS. W zamian uproszczono generowanie stron, poprzez dostarczenie szablonów które następnie muszą zostać uzupełnione w treść. Uproszczono również tworzenie diagramów BPMN. Dzięki wykorzystaniu modułu Gliffy schemat osadza się bezpośrednio w systemie WIKI. Obiektywnie rzecz stawiając są to półśrodki które w porównaniu z automatem Microsoftu wypadają raczej zwyczajnie.

Plusy

Plusów stosowanego podejścia jest znacznie więcej. Jednym z najważniejszych jest integracja z systemem JIRA. Zarówno drzewo wiedzy jak i szablony stron przygotowano w taki sposób aby powiązanie tych 2 systemów było jak najbardziej efektywne. Dzięki temu w moich projektach WIKI służy jako system magazynowania wiedzy o procesach biznesowych natomiast JIRA stanowi narzędzie do zarządzania postępami prac. Jest to o tyle istotne że w większości wdrożeń w których brałem udział ta granica była płynna. W konsekwencji po 2 latach wdrożenia nikt nie wiedział gdzie jest zmagazynowana dokumentacja projektowa. W opisach zadań JIRA czy w dokumencie analizy.

Łatwość współdzielenia wiedzy oraz utrzymania środowiska. Jako że wiki jest aplikacją webową nie wymaga ona żadnego dodatkowego oprogramowania zainstalowanego na komputerach użytkowników. Jest to ogromny plus przy projektach z dużą ilością itinerariuszy, a takimi niewątpliwie są wdrożenia ERP. Warto również wspomnieć o możliwości komentowania treści w sposób funkcjonalnie nie odbiegając od WORDa. Ma to istotne znaczenie przy akceptacji pewnych treści.

Największym plusem jest wielowymiarowość magazynowanej w WIKI wiedzy. Dokonywanie odpowiednich transpozycji w wiedzy jak zebranie statystyk dotyczących procesów biznesowych, kroków procesu, zadań programistycznych w podziale na składowe łańcucha kreowania wartości, twórców, właścicieli procesów są niemalże nieograniczone a co ważne wykonywane on-line.

BizAgi – Referencyjny Model Procesów Biznesowych Dynamics AX 2012

Referencyjny model procesów biznesowych Dynamics AX 2012 zbudowany na platformę BizAgi nie odbiega swoim zakresem od modelu Conflucence. Podobnie jak w przypadku modelu WIKI zawiera odwzorowanie Łańcucha Kreowania Wartości. Dla składowych zbudowano mapę procesów biznesowych, których model opracowano zgodnie z zasadami notacji BPMN. Dla każdego z elementów modelu opracowano osobne szablony gotowe do uzupełnienia w treść w trakcie analizy przez konsultantów. Skończony model może zostać wygenerowany do postaci źródłowej tj. pliku PDF, Excel lub WWW.

Minusy

Minusów tego narzędzia mamy kilka. Jednym z podstawowych to sposób tworzenia treści gdzie centralnym punktem wokół którego toczy się analiza jest diagram BPMN. We wdrożeniach ERP przebieg procesu biznesowego owszem jest bardzo istotny. Jednak równie ważne dla klientów jest zrozumienie sposobu jego obsługi w systemie. Do tego należy dołożyć mało ergonomiczny sposób dodawania oraz formatowania treści w tym dodawania rysunków, tabel etc. Jest to szczególnie uciążliwe przy zamieszczaniu zrzutów z ekranu aplikacji których w takiej dokumentacji jest mnóstwo.

Możliwość generowania dokumentacji do wielu formatów z jednej strony jest plusem ale z drugiej rodzi pewne ograniczenia. Jednym z nich jest w zasadzie brak wbudowanego narzędzia do zgłaszania poprawek do wyeksportowanej treści. Brakuje możliwości importu komentarzy z systemu Word czy Acrobat powoduje że interakcje z interesariuszami musimy zorganizować proceduralnie.

Najpoważniejszym minusem jest brak integracji BizAgi z jakimkolwiek systemem do śledzenia postępów prac (np. JIRA). Prowadzi to do wykonania całej tej pracy przez Kierownika Projektu / Scrum Mastera / Product Ownera ręcznie.

Plusy

Referencyjny model procesów biznesowych Dynamics AX 2012 w systemie BizAgi ma oczywiście pewne plusy. Najpoważniejszym jest szybkość w implementacji w porównaniu do systemu WIKI. W zasadzie po zainstalowaniu darmowej wersji BizAgi i skopiowaniu odpowiednich plików na udział sieciowy zespół może rozpocząć analizę. W przypadku WIKI należy posiadać wiedzę z zakresu administracji stronami internetowymi (najlepiej jeśli utrzymaniem zajmuje się wykwalifikowany administrator). Oczywiście przy wszechobecnej chmurze argument ten powoli przestaje mieć istotne znaczenie.

Niewątpliwym plusem jest sposób modelowania procesów biznesowych, edytor do budowania diagramów nie ma sobie równych. Zawiera również zbiór wszystkich artefaktów BPMNowych który powinien zaspokoić nawet purystów tej techniki. Jako plus warto wspomnieć o symulatorze procesów biznesowych.

Po stronie plusów BizAgiego jest również jego darmowość. W przypadku Confluence jednak należy za licencje zapłacić nawet jeśli są to niewielkie pieniądze to jednak zawsze jakieś.

Poniżej zamieszczono referencyjny model procesów biznesowych zaprojektowanych w narzędziu BizAgi oraz wyeksportowany do formatu strony internetowej:

Model referencyjny

Podsumowanie – Referencyjny Model Procesów Biznesowych Dynamics AX 2012

Zastosowanie referencyjnego modelu procesów biznesowych Dynamics AX 2012 znacząco przyspiesza I i II fazę analizy systemu.

Do największych plusów zastosowania modelu zaliczamy:

  1. Zwiększenie przewidywalności fazy analizy;
  2. Konsultanci nie rozpoczynają analizy od zera;
  3. Uproszczenie komunikacji pomiędzy konsultantami a interesariuszami;
  4. Wprowadzenie wielowymiarowości wiedzy;
  5. Powiązanie zakresu z postępami w wykonaniu zadań;

Wszystkie 5 plusów spełnia tylko referencyjny model procesów biznesowych Dynamics AX 2012 w systemie Confluence oraz JIRA.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

18 − 2 =